Van de ene op de andere dag werden onze vergaderingen digitaal. En dat voelt een beetje als het antwoord dat ik kreeg, toen ik mijn Indiase gastheer vroeg waarom het verkeer in Mumbai zo’n chaos is. Hij zei: “Doordat er in korte tijd veel auto’s kwamen, zijn we gewoon vergeten verkeersregels te maken.” Geldt dat ook voor online vergaderen en thuiswerken?
Wellicht gaan we straks meer naar kantoor, maar online vergaderen zal blijven. Om je vergaderingen op een prettige manier te laten verlopen, kun je denken aan het maken van de volgende afspraken:
- Kom op tijd – The walk of shame
Waar laatkomers in de een fysieke vergaderruimte de ‘walk-of-shame’ ondergaan, is dat online anders, maar niet minder storend voor de deelnemers die op tijd waren.
Kom dus op tijd! En het liefst een aantal minuten eerder. (Zo spreek je je collega’s ook nog buiten de vergadering.) Zorg dat je klaar zit als de vergadering begint. Heb dus je login gegevens, nodige informatie, zorg dat je audio werkt en heb wat te drinken bij de hand, zodat de hele groep op tijd kan beginnen.
- Pauzes
Plan pauzes. Het liefst om het half uur. Een paar minuten is genoeg. Gewoon even opstaan, bewegen of even naar buiten staren. Een moment zonder prikkels kan de creativiteit bevorderen en zorgt ervoor de de deelnemers beter kunnen blijven opletten zonder vermoeid te raken.
- Contact
Tijdens fysieke vergaderingen communiceren we voortdurend non-verbaal met elkaar: we moedigen elkaar aan, of laten zien dat we het ergens niet mee eens zijn. We doen dat direct, zonder eerst nog het knopje un-mute te zoeken en te wachten tot iedereen luistert.
Het non-verbaal aanmoedigen werkt erg stimulerend! Dus blijf dat doen door bijvoorbeeld je duim op te steken als je iets goeds hoort. Doe dat dan wel naast je gezicht, zodat anderen het kunnen zien.
- 4.Mute / Camera aan
Wellicht overbodig om hier te noemen: maar door jezelf op mate te zetten, draag je bij aan de concentratie van anderen. Behalve ruis door achtergrond geluid, kan afhankelijk van de instellingen in het programma ook van alles gebeuren op het scherm van de aanwezigen.
Camera aan: je bent betrokken. Bij camera uit, vragen deelnemers zich toch af wat jij daar aan het doen bent, en zal er minder snel om jouw input worden gevraagd omdat je onzichtbaar bent.
- Planning – Op hete kolen
Houd je aan de planning en stop op tijd. Vaak worden de laatste 5 minuten van een vergadering een sprint naar de eindstreep, met als gevolg dat deelnemers te laat in hun volgende bespreking zijn (en helemaal geen breinpauze hebben!).
Om op tijd te stoppen is het belangrijk gedurende je vergadering de tijd te bewaken. Als je op de helft van de tijd nog maar 1 item hebt behandeld van de 4, pas dan in overleg met de aanwezigen de agenda aan. Nog beter is: maak een agenda en een inschatting hoe lang je met ieder punt bezig bent. Houd je aan deze planning, zodat alle punten aan bod komen. Je kunt een timekeeper aanstellen die tussentijds feedback geeft op de planning.
Ik wens je veel effectieve online-vergaderingen en prettige pauzes tussendoor!
Judith